SAF-T: declarația acceptată de ANAF poate ascunde erori. Ce trebuie să verifice firmele

Depunerea declarației 406 și primirea unei recipise fără erori nu înseamnă că toate informațiile fiscale ale firmei sunt corecte. SAF-T permite transmiterea unor date detaliate din contabilitate, iar neconcordanțele dintre raportări pot deveni un punct de plecare pentru verificări. Pentru administratorii firmelor, miza este calitatea informațiilor transmise, dincolo de respectarea termenului.

Din perspectiva consultanței fiscale, raportarea digitală schimbă treptat relația dintre contribuabili și administrația fiscală. ANAF primește informații care permit o analiză mai detaliată decât formularele cu sume agregate.
Declarația 406 trebuie tratată ca o raportare complexă, a cărei calitate depinde de corectitudinea datelor contabile, fiscale și operaționale.

Ce confirmă recipisa și ce trebuie verificat separat

Procedura SAF-T prevede verificarea fișierului înainte de transmitere și comunicarea rezultatelor procesării. Validatorul ANAF verifică structura și o parte dintre corelațiile datelor. Recipisa confirmă rezultatul procesării, însă nu reprezintă o inspecție fiscală și nici o certificare a tuturor tratamentelor fiscale aplicate de firmă.

Cu alte cuvinte, acceptarea fișierului trebuie urmată de verificarea conținutului său. O raportare poate respecta cerințele tehnice, dar să conțină o încadrare fiscală greșită sau informații care necesită explicații.

ANAF publică separat teste de consistență a conținutului D406. Pe pagina dedicată SAF-T sunt disponibile și aplicații, marcate „în testare”, pentru evaluarea consistenței informațiilor și pentru evaluarea datelor D406 într-un șablon D300, decontul de TVA.

O diferență între declarații trebuie explicată

În analiza de specialitate, unul dintre riscurile raportării digitale este apariția unor diferențe între informațiile transmise în sisteme distincte, inclusiv SAF-T și e-Factura. Neconcordanțele pot conduce la solicitări de clarificări, notificări de conformare sau controale, în funcție de natura și amploarea lor.

O asemenea diferență nu dovedește, prin ea însăși, existența unei fraude. Poate avea la origine o eroare de export, o configurare necorespunzătoare a programului sau reguli diferite privind momentul raportării. Firma trebuie însă să poată reconstitui operațiunea și să explice diferența.

De exemplu, dacă o factură apare într-o raportare, iar firma nu o regăsește în datele exportate pentru aceeași perioadă, verificarea trebuie să pornească de la document, data înregistrării și regulile aplicabile. Compararea mecanică a totalurilor nu este suficientă atunci când raportările au sfere de cuprindere diferite.

Ce merită verificat înainte de depunere

Pentru firme, o verificare practică poate urmări:

• concordanța dintre datele exportate și evidența contabilă a perioadei;
• identificarea corectă a clienților și furnizorilor;
• codurile de taxă și tratamentul TVA al operațiunilor;
• facturile omise, înregistrările duplicate și documentele de corecție;
• diferențele față de celelalte raportări, cu documentarea explicațiilor;
• rezultatul procesării și eventualele mesaje primite de la ANAF.

Aceste verificări trebuie adaptate activității firmei. Administratorul și persoana care ține contabilitatea trebuie să știe atât cine generează fișierul, cât și cine analizează avertismentele și corectează datele.

Cum se corectează D406

Regulile permit depunerea unor declarații rectificative. Pentru aceeași perioadă, declarațiile ulterioare celei inițiale sunt considerate automat rectificative.

Corectarea nu se face prin transmiterea exclusivă a înregistrărilor modificate. Declarația rectificativă trebuie să includă informațiile inițiale, împreună cu corecțiile. Dacă recipisa semnalează erori, contribuabilul trebuie să le remedieze și să retransmită fișierul conform procedurii.

Firmele mici au intrat în sistem din 2025

Obligația SAF-T pentru contribuabilii mici a început la 1 ianuarie 2025. Categoria fiscală de contribuabil mic nu trebuie confundată cu regimul de impozitare al microîntreprinderilor.

Raportarea curentă se face lunar sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală de TVA. Contribuabilii neînregistrați în scopuri de TVA raportează trimestrial.

Există și raportări distincte: secțiunea Active are termenul legat de depunerea situațiilor financiare, iar secțiunea Stocuri se transmite la solicitarea ANAF, cu un termen de cel puțin 30 de zile calendaristice de la solicitare.

Simplificarea declarațiilor rămâne o perspectivă

Din perspectiva consultanței fiscale, utilizarea datelor SAF-T și e-Factura poate permite, în timp, simplificarea unor obligații și reducerea raportărilor duplicate. Această posibilitate rămâne o perspectivă privind evoluția sistemului și nu echivalează cu eliminarea unor declarații prin simpla depunere a D406.

Pentru firme, recomandarea imediată este să trateze D406 ca pe o raportare care trebuie verificată și explicată. Automatizarea exportului economisește timp, dar nu înlocuiește analiza contabilă și fiscală a operațiunilor.