Registrul de evidență fiscală 2026: cine trebuie să îl țină și ce se schimbă pentru firme

Firmele plătitoare de impozit pe profit intră în luna august cu reguli noi pentru unul dintre documentele pe care inspectorii ANAF le pot solicita în timpul unui control. Ministerul Finanțelor a înlocuit vechiul cadru privind Registrul de evidență fiscală și a stabilit un model actualizat, care poate fi ținut atât pe hârtie, cât și electronic.

Schimbarea a fost făcută prin Ordinul ministrului Finanțelor nr. 808/2026, publicat în Monitorul Oficial nr. 556 din 7 iulie 2026. Actul nu stabilește data de 1 august pentru intrarea în vigoare și nici un termen special de tranziție. În consecință, noile reguli sunt deja aplicabile, iar firmele nu ar trebui să aștepte începutul lunii august pentru actualizarea documentului.

Cine trebuie să țină Registrul de evidență fiscală

Obligația îi vizează pe contribuabilii înregistrați ca plătitori de impozit pe profit. Aici intră societățile și celelalte entități care datorează acest impozit, inclusiv firmele care au ieșit din sistemul de impozitare a microîntreprinderilor și au trecut la impozit pe profit.

Microîntreprinderile care continuă să plătească impozit pe venit nu intră sub incidența acestui ordin cât timp nu devin plătitoare de impozit pe profit. Registrul reglementat prin Ordinul nr. 808/2026 nu trebuie confundat nici cu registrul fiscal folosit de anumite persoane fizice care obțin venituri din activități independente.

Registrul nu se depune periodic la ANAF și nu este o declarație fiscală. El trebuie însă întocmit și păstrat de contribuabil, pentru a putea demonstra modul în care a fost calculat rezultatul fiscal și impozitul pe profit declarat.

Ce informații trebuie trecute în registru

Potrivit noului ordin, informațiile trebuie înscrise în ordine cronologică și trebuie să permită identificarea operațiunilor care au stat la baza:

rezultatului fiscal pozitiv sau negativ;

calculului impozitului pe profit;

sumelor incluse în declarațiile fiscale privind impozitul pe profit.

Registrul trebuie completat trimestrial și/sau anual, precum și pentru orice altă perioadă impozabilă aplicabilă firmei. Simplul fapt că societatea deține un document intitulat „Registru de evidență fiscală” nu este suficient. Informațiile trebuie să poată fi corelate cu evidența contabilă și cu declarațiile depuse la ANAF.

În practică, explicațiile înscrise trebuie să permită urmărirea elementelor care modifică rezultatul contabil pentru determinarea rezultatului fiscal: venituri neimpozabile, cheltuieli nedeductibile, deduceri fiscale, amortizare fiscală, rezerve, provizioane, pierderi fiscale sau alte ajustări prevăzute de Codul fiscal.

Cum arată noul model

Modelul aprobat de Ministerul Finanțelor este simplu și conține trei rubrici principale:

• numărul curent;
• explicațiile privind operațiunile efectuate și calculul rezultatului fiscal și al impozitului pe profit;
• valoarea, exprimată în lei.

Atunci când este cazul, firma trebuie să înscrie și simbolul contului contabil în care au fost înregistrate sumele descrise. Așadar, registrul nu ar trebui să cuprindă numai valori totale, fără explicații, ci și informații care permit legătura dintre tratamentul contabil și cel fiscal.

Poate fi ținut în Excel sau în programul de contabilitate

Noul ordin prevede expres că Registrul de evidență fiscală poate fi ținut în formă scrisă sau electronică. Indiferent de varianta aleasă, trebuie respectate modelul și conținutul stabilite de Ministerul Finanțelor.

Prin urmare, registrul poate fi organizat într-un fișier electronic sau poate fi generat cu ajutorul programului de contabilitate, cu condiția ca documentul să conțină rubricile obligatorii și să permită identificarea operațiunilor. Firma trebuie să poată păstra și prezenta informațiile într-o formă lizibilă în cazul unei inspecții.

Formatul electronic nu era complet interzis nici de vechea reglementare, dar era prevăzut ca o derogare de la registrul tipărit. Noul ordin pune forma electronică și forma scrisă pe același plan și elimină vechile reguli privind registrul cu regim special, tipărit în carnete de 100 de file și distribuit prin unitățile fiscale.

Mai trebuie cumpărat registrul de la ANAF?

Ordinul nr. 808/2026 nu mai prevede achiziționarea unui registru tipărit de la unitatea fiscală. A fost eliminată și vechea procedură prin care documentul era eliberat contra cost, pe baza certificatului de înregistrare al contribuabilului.

De asemenea, noul act nu mai conține regula specială potrivit căreia firmele care treceau de la impozitul pe veniturile microîntreprinderilor la impozitul pe profit trebuiau să achiziționeze registrul într-un anumit termen. Importantă este întocmirea efectivă a evidenței, nu cumpărarea unui formular fizic.

Ce trebuie să verifice firmele

Înainte de următorul calcul al impozitului pe profit, societățile ar trebui să verifice dacă registrul folosit respectă noul model și dacă explicațiile pot fi corelate cu balanța contabilă, declarația anuală privind impozitul pe profit și, după caz, cu declarațiile trimestriale.

Firmele care utilizează un fișier electronic trebuie să se asigure că acesta poate fi exportat, arhivat și prezentat inspectorilor. Totodată, trebuie verificat dacă sunt incluse conturile contabile aferente sumelor explicate și dacă ajustările fiscale sunt susținute prin documente justificative.

Ordinul nu conține o dispoziție care să oblige firmele să copieze integral într-un registru nou toate informațiile din perioadele anterioare. Documentele și evidențele deja întocmite trebuie însă păstrate, iar operațiunile realizate sub noul cadru trebuie evidențiate conform modelului actual.

Ce riscă firmele care îl completează superficial

Ordinul nr. 808/2026 nu introduce o amendă separată pentru fiecare eroare sau omisiune din registru. Riscul principal apare la control, atunci când firma nu poate explica diferențele dintre rezultatul contabil, rezultatul fiscal și impozitul declarat.

Dacă anumite cheltuieli, deduceri sau ajustări fiscale nu pot fi justificate, inspectorii pot recalcula rezultatul fiscal și pot stabili un impozit pe profit suplimentar. La diferențele de plată se pot adăuga dobânzile și penalitățile prevăzute de legislația fiscală.

O situație diferită este refuzul de a pune la dispoziția organului fiscal registrele, evidențele și documentele solicitate. Codul de procedură fiscală prevede pentru această faptă amenzi între 25.000 și 27.000 de lei în cazul contribuabililor mijlocii și mari și între 6.000 și 8.000 de lei pentru celelalte persoane juridice. Aceste sancțiuni privesc neprezentarea evidențelor la solicitarea autorității, nu o simplă greșeală izolată de completare.

Vechiul Ordin nr. 870/2005, care reglementa registrul de peste două decenii, a fost abrogat. Pentru firme, simplificarea procedurii nu înseamnă însă dispariția obligației, ci trecerea de la un formular rigid la o evidență care trebuie să demonstreze clar modul în care a fost calculat impozitul pe profit.