Factura ajunge după închiderea lunii. Când înregistrezi cheltuiala și când deduci TVA

O factură emisă și primită în august poate ascunde o cheltuială care aparține lunii iulie. Este o situație frecventă în cazul chiriilor, utilităților, transportului, publicității, abonamentelor sau serviciilor de consultanță, dar care poate produce erori la închiderea contabilă.

Principala capcană este tratarea cheltuielii și a TVA ca și cum ar urma aceeași regulă. În realitate, trebuie separate trei momente: data la care serviciul a fost prestat, data emiterii facturii și data la care factura a fost comunicată firmei prin sistemul RO e-Factura.

Pe scurt, cheltuiala se recunoaște în luna în care a fost efectuat serviciul, în timp ce dreptul de deducere a TVA poate fi exercitat numai după îndeplinirea condițiilor legale, inclusiv deținerea facturii.

Serviciul este din iulie, cheltuiala aparține lunii iulie

Reglementările contabile aplică principiul contabilității de angajamente. Efectele unei tranzacții trebuie recunoscute atunci când aceasta se produce, nu atunci când este plătită sau când sosește factura.

Prin urmare, dacă o firmă a beneficiat în iulie de servicii de publicitate, transport, consultanță, chirie sau utilități, cheltuiala trebuie înregistrată în luna iulie, chiar dacă furnizorul emite factura în august.

Reglementările aprobate prin Ordinul ministrului Finanțelor nr. 1.802/2014 prevăd că datoriile pentru bunuri și servicii pentru care nu s-a primit încă factura se evidențiază în conturile corespunzătoare de cheltuieli sau bunuri, în contrapartidă cu contul 408 - „Furnizori - facturi nesosite”. Reglementările contabile aprobate prin OMFP nr. 1.802/2014

Înregistrarea se face pe baza documentelor disponibile la închiderea lunii: contract, comandă, proces-verbal de recepție, raport de activitate, situație de lucrări, confirmare de prestare sau o estimare justificată a consumului.

Exemplu: consultanță prestată în iulie, facturată în august

O firmă primește în luna iulie servicii de consultanță în valoare de 10.000 de lei, fără TVA. Furnizorul emite factura pe 5 august, iar documentul devine disponibil în RO e-Factura tot în august.

La închiderea lunii iulie, beneficiarul trebuie să recunoască o cheltuială de 10.000 de lei, prin contul de cheltuieli corespunzător și contul 408 - „Furnizori - facturi nesosite”.

Într-o schemă contabilă simplificată, operațiunea poate fi reflectată astfel:

în iulie: cont de cheltuieli = 408, pentru valoarea serviciului aferent lunii iulie;
în august: datoria estimată din contul 408 este transferată în contul 401 - „Furnizori”, pe baza facturii primite;
eventualele diferențe dintre suma estimată și valoarea facturată sunt regularizate în august.

Dacă valoarea exactă nu este cunoscută la sfârșitul lunii, firma trebuie să utilizeze cea mai bună estimare disponibilă și să păstreze documentele care justifică modul de calcul.

TVA nu se deduce automat odată cu cheltuiala

Recunoașterea cheltuielii în iulie nu înseamnă automat că și TVA poate fi dedusă în aceeași lună.

Codul fiscal stabilește condiții distincte pentru exercitarea dreptului de deducere. În cazul achizițiilor obișnuite de bunuri și servicii, persoana impozabilă trebuie să dețină o factură întocmită conform legii. În plus, serviciul trebuie să fie utilizat pentru operațiuni care dau drept de deducere. Codul fiscal, articolele 297 și 299

Dacă factura este emisă și primită prin RO e-Factura în august, dreptul de deducere se exercită, în mod obișnuit, în decontul de TVA al perioadei în care sunt îndeplinite condițiile legale sau într-un decont ulterior, în limita termenului de prescripție.

Astfel, în exemplul unei facturi de 10.000 de lei plus TVA de 1.900 de lei:

• cheltuiala de 10.000 de lei aparține lunii iulie;
• TVA de 1.900 de lei nu se deduce în lipsa facturii;
• dacă factura devine disponibilă în RO e-Factura în august, TVA se exercită, de regulă, prin decontul aferent lunii august sau printr-un decont ulterior.

Tratamentul poate fi diferit pentru firmele care aplică TVA la încasare, pentru achizițiile supuse taxării inverse, pentru contribuabilii care aplică pro-rata sau pentru cheltuielile cu deductibilitate limitată.

Contează data din RO e-Factura, nu momentul în care contabilul deschide documentul

În relația B2B dintre firme stabilite în România, factura electronică este comunicată destinatarului prin sistemul RO e-Factura.

Data comunicării este data la care factura devine disponibilă pentru descărcare în sistem, nu data la care administratorul sau contabilul intră efectiv în SPV și descarcă documentul. Exemplarul original este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.

Prin urmare, o factură pusă la dispoziția firmei în RO e-Factura pe 5 august este considerată comunicată pe 5 august, chiar dacă este descărcată abia pe 12 august. 

O copie PDF trimisă prin e-mail poate ajuta firma să identifice cheltuiala și să pregătească închiderea contabilă, dar, pentru operațiunile B2B care intră sub obligația RO e-Factura, documentul relevant este factura transmisă prin sistem.

Ce se întâmplă dacă factura ajunge după depunerea decontului de TVA

Dacă factura pentru serviciul prestat în iulie ajunge după ce firma a depus decontul de TVA aferent lunii iulie, TVA nu este pierdută.

Beneficiarul poate exercita dreptul de deducere în decontul perioadei în care primește factura și sunt îndeplinite condițiile legale sau într-un decont ulterior. Nu este necesară mutarea artificială a cheltuielii în august doar pentru ca aceasta să coincidă cu momentul deducerii TVA.

Practic, cele două componente pot ajunge în perioade diferite:

__

Depunerea decontului pentru iulie nu împiedică deducerea ulterioară. În acest caz nu vorbim despre o cheltuială omisă din august, ci despre un drept de deducere exercitat după primirea documentului justificativ.

Factura poate fi emisă legal în luna următoare

Faptul că factura este emisă în august pentru un serviciu prestat în iulie nu înseamnă automat că furnizorul a încălcat legea.

Ca regulă, Codul fiscal permite emiterea facturii până cel târziu în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care intervine faptul generator, dacă factura nu a fost emisă deja. Ulterior, furnizorul trebuie să respecte și termenul aplicabil transmiterii documentului în RO e-Factura.

Așadar, un serviciu finalizat pe 31 iulie poate fi facturat în primele zile din august. Luna înscrisă pe factură nu schimbă însă perioada căreia îi aparține cheltuiala.

Situația utilităților și a serviciilor continue

Pentru chirii, energie, telecomunicații, mentenanță sau alte servicii furnizate continuu, trebuie verificat contractul și momentul la care serviciul este considerat prestat.

Dacă factura din august acoperă consumul sau serviciul din iulie, cheltuiala trebuie atribuită lunii iulie. Dacă documentul acoperă mai multe luni, suma trebuie repartizată pe perioadele cărora le aparține.

În schimb, dacă factura emisă în august reprezintă un abonament plătit anticipat pentru lunile următoare, suma nu devine integral cheltuială în august. Partea aferentă perioadelor viitoare se evidențiază ca o cheltuială în avans și se reia treptat pe cheltuieli.

Ce trebuie verificat la închiderea lunii

Pentru a evita denaturarea rezultatului contabil și deducerea prematură a TVA, firma ar trebui să verifice:

• serviciile efectiv prestate până la sfârșitul lunii;
• contractele și procesele-verbale de recepție;
• facturile recurente care nu au sosit;
• data la care documentele au devenit disponibile în RO e-Factura;
• diferențele dintre estimările înregistrate în contul 408 și facturile sosite ulterior;
• dacă achiziția este destinată unor operațiuni cu drept de deducere;
• dacă există limitări speciale privind deductibilitatea cheltuielii sau a TVA.

Regula esențială este că data cheltuielii nu trebuie stabilită exclusiv după data facturii. Serviciul prestat, factura emisă și documentul comunicat prin RO e-Factura sunt momente distincte, cu efecte contabile și fiscale diferite.