Ce înseamnă noua regulă de arhivare a statelor de salarii

DCBusiness Team |
Data actualizării: | Data publicării:
Femeie aglomerată cu multe hărtii / Foto: Pexels
Femeie aglomerată cu multe hărtii / Foto: Pexels

Este o regulă nouă, care se aplică din ianuarie anul curent, dar care trebuie tratată cu multă prudență. 

Conform noile reglementări legislative intrate în vigoare la începutul acestui an, registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de cinci ani, calculați de la dată de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Această modificare adusă Legii contabilității și reducerea semnificativă a perioadei de arhivare a statelor de salarii a fost un motiv de bucurie pentru angajatori, dar noul termen trebuie tratat cu multă prudență. Și iată de ce. 

Înainte de toate, trebuie precizat că prevederile referitoare la termenul de păstrare a unor documente financiar contabile a fost modificat prin Legea nr. 195/2022 și prin Legea nr. 36/2023, adică prin două acte normative.

Primul document, cel din 2022, prevedea, la art. 25 alin. (11), faptul că începând cu dată de 1 ianuarie 2023 statele de salarii pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plata a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit şi evidență nominală a persoanelor asigurate, se păstrează timp de cinci ani. Articolul 25 alin. (1) menținea însă pentru statele de salarii termenul de arhivare de 50 ani, completarea adusă de art. 25 alin. (11) fiind o excepție.

UNPIR (Uniunea Naţională a Practicienilor în Insolvenţă din România) a solicitat clarificări de la Arhivele Naționale, care au învederat faptul că situația dosarelor de personal create și deținute de entități publice sau private este reglementată de dispozițiile HG nr. 905/2017 privind Registrul general de evidență a salariaților.

Pe formă aplicabilă la acea dată a articolului 25 din Legea contabilității, instituția a concluzionat că termenul de păstrare a statelor de salarii este de 5 ani doar la statele de salarii întocmite după anul 2011 și pentru care angajatorul a depus o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, fiind o excepție de la termenul general de arhivare de 50 de ani.

Apoi, prin Legea nr. 36/2023 s-a modificat integral art. 25 din Legea contabilității, iar în nouă formă se prevede că registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva societăților timp de cinci ani, calculați de la dată de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Termenul de cinci ani

În acest context, consider că angajatorii al căror an financiar coincide cu cel calendaristic, ar trebui să acționeze prudent în ceea ce privește calculul termenului de 5 ani prevăzut de articolul 25 din Legea nr. 82/1991, rezultând că doar după 1 iulie 2028 nu vor mai avea obligația să păstreze statele de salarii din 2022 sau mai vechi, subliniază avocatul Andreea Manolache într-un articol pentru Avocatnet.

Potrivit precizărilor sale, în practică se pot ridică însă discuții cu privire la aplicarea termenului de cinci ani pentru arhivarea dosarelor de personal întrucât acestea din urmă includ actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, documente care sunt relevante prin raportare la sfera lor mai largă, cât și la obligațiile angajatorului ce decurg din deținerea acestora.

Astfel, sunt de părere că termenul de arhivare în acest caz este tot de cinci ani, însă va curge după încetarea raporturilor de muncă cu angajatul, întrucât angajatorul trebuie să poată proba raporturile de muncă cu documente din dosarul personal al salariatului în cazul în care de exemplu se solicită constatarea nulității contractului individual ori a unor clauze ale acestuia pe toată durata existenței contractului de muncă încheiat cu angajatul, concluzionează experta. 

Google News icon  Fiți la curent cu ultimele noutăți. Urmăriți DCBusiness și pe Google News

Ţi s-a părut interesant acest articol?

Urmărește pagina de Facebook DCBusiness pentru a fi la curent cu cele mai importante ştiri despre evoluţia economiei, modificările fiscale, deciziile privind salariile şi pensiile, precum şi alte analize şi informaţii atât de pe plan intern cât şi extern.

Articole Recomandate

Get it on App Store Get it on Google Play

Calculator schimb valutar

EUR
Azi 4.975
Diferența 0.0008
Zi precendentă 4.9742
USD
Azi 4.8266
Diferența -0.0225
Zi precendentă 4.8491
Schimb
in
EUR flag1 EUR = 4.9750 RON
USD flag1 USD = 4.8266 RON
GBP flag1 GBP = 5.9005 RON
CHF flag1 CHF = 5.2934 RON
AUD flag1 AUD = 2.9945 RON
DKK flag1 DKK = 0.6668 RON
CAD flag1 CAD = 3.3648 RON
HUF flag1 HUF = 0.0121 RON
JPY flag1 JPY = 0.0308 RON
NOK flag1 NOK = 0.4251 RON
SEK flag1 SEK = 0.4326 RON
XAU flag1 XAU = 417.1686 RON
Monede Crypto
1 BTC = 466198.98RON
1 ETH = 15394.15RON
1 LTC = 488.40RON
1 XRP = 13.24RON
Indicatori financiari
IRCC:
3 luni: Error% p.a.
ROBOR:
3 luni: 5.93%
6 luni: 5.97%
12 luni: 5.99%
EURIBOR:
3 luni: -0.4770 %
6 luni: -0.3880 %
12 luni: -0.1270 %
Indici bursieri | Sursa: BVB
IndiceUltima valoareVariatie
BET17052.91-0.10%
BET-BK3201.70-0.04%
BET-EF925.89-0.23%
BET-FI63091.400.14%
BET-NG1228.98-0.22%
BET-TR37604.51-0.10%
BET-TRN36551.51-0.10%
BET-XT1472.99-0.10%
BET-XT-TR3193.07-0.10%
BET-XT-TRN3110.25-0.10%
BETAeRO883.91-0.05%
BETPlus2519.69-0.12%
RTL37956.77-0.07%

Opinii

Muncitor uzină siderurgică / sursa foto: Freepik.com

UGIR: Privatizările necontrolate pot expune România la riscuri pe termen lung

Apărarea, energia, resursele minerale,...

Adrian Negrescu

Verdict nemilos. Adrian Negrescu: Românii vor reveni la covrigi, ca în anii 1990

Analistul financiar Adrian Negrescu schițează...

Mircea Coșea

Comunicate de presa

La bursă / FOTO: Freepik

Analiza Freedom24: Ce companii s-ar putea lista la bursă în 2025

Analiștii de la Freedom24, platforma de...

PLG / FOTO: Captură ecran
Delta Dunării / FOTO: Wikipedia

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE | POLITICA COOKIES |

Copyright 2025 - Toate drepturile rezervate.
Informațiile BVB sunt destinate exclusiv pentru folosința individuală a utilizatorului final și nu pentru a fi redistribuite, revândute sau folosite în scop comercial.
cloudnxt2
YesMy - smt4.5.3
pixel